4. 행사 준비
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섭외자 관리
행사 순서, 리허설 등의 내용을 빠짐없이 전달하여 진행에 차질이 없게 합니다. 시민제안서나 발표자료 등 미리 요청한 자료들은 사전에 검토하며 조율을 마칩니다.
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참가자 관리
신청완료 및 행사 정보 발송, 참여여부 재확인 등을 진행합니다. 당사자의 의견을 제시하는 제안의 자리임을 확실히 안내하여 오해가 없도록 하는 것이 좋습니다.
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촬영팀 관리
노출을 꺼리는 참여자가 있다면 촬영팀과 사전 협의합니다.
Tip. 사진 촬영을 원치않는 참여자에게 표식을 배부하고, 촬영팀에게 사전 공유합니다.
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시스템 점검
시민제안 플랫폼 혹은 당일 이용하는 기술 시스템이 있다면 사전 점검합니다.
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장소 대관 및 구성
참여인원에 맞는 장소를 대관하여 찾아오는 길부터 행사장까지 구성합니다. 행사장 분위기는 행사의 주제와 목적에 맞게 조절합니다.
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케이터링 준비
참여자들을 위한 식사 혹은 다과를 준비합니다. 행사시간이 식사시간과 겹칠 경우 식사보다는 간단한 요기를 할 수 있는 음식이 좋습니다.
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화면 자료 준비
발표자료 등을 준비합니다. 당일 행사에 대한 정보가 나와있는 동영상 등을 행사 시작 전에 미리 틀어주는 것도 좋습니다.
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스탭 운영
접수부터 진행, 비상용 업무까지 고려하여 스탭을 배치, 운영합니다.
5. 행사 진행
행사 진행은 경우에 따라 순서가 일부 변경될 수 있습니다.
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시민제안 워크숍 소개
참여자가 시민제안 플랫폼 혹은 참여 프로세스와 본 워크숍을 이해할 수 있도록 설명합니다. 전문용어와 거시적인 설명이 아닌 참여의 의미를 중점으로 쉽게 설명하는 것이 좋습니다.
필요시 시민제안 플랫폼 가입 방법을 미리 안내합니다.
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미니토크 시민패널 발표
행사 진행을 위해 1-2분 정도를 모셔 듣는 것이 좋습니다. 미니토크는 주제논의 전 동기부여를 위한 단계이므로 30분을 넘지 않는게 좋습니다.
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그라운드룰 안내
원활한 주제논의를 위해 그라운드룰을 안내합니다. 편견없이 대화하기, 혼자만 이야기하지 않기, 비난보다는 건설적인 제안하기 등 행사 주제와 참여자 특성에 맞게 준비합니다. 그라운드룰을 시민들과 함께 만드는 시간을 갖는 것도 좋습니다.
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주제테이블 토론
주제테이블에서 자유롭게 토론합니다. 시간은 참여자 특성을 고려하여 정합니다. 자기 의사표현에 시간이 소요되는 참여자의 경우 더 많은 시간을 배분하는 것이 좋습니다.
테이블 당 주제별 담당 협력가와 운영 스탭 각 1인, 제안가 3-6인으로 구성하는 것이 좋습니다.
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시민제안 공유
시민제안 플랫폼에 업로드하거나 참여자들이 함께 볼 수 있는 방법으로 테이블 토론 결과를 공유합니다.
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소감 공유 및 참여자 피드백 요청
참여 소감을 나누고 행사를 마칩니다. 참여자가 즉석에서 작성 가능한 피드백 설문지를 만들어두는 것이 좋습니다.
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피드백 설문 항목
시민패널 발표, 주제테이블 토론 등 참여 만족도
행사 장소, 케이터링 등 행사환경 만족도
좋았던 점과 아쉬웠던 점
더 논의하고 싶은 주제
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마무리
시민제안 플랫폼에 지속적인 참여가 필요할 경우 제안 발전 프로세스 안내와 함께 참여방법을 안내해 참여할 수 있도록 합니다
